Smart working e privacy non possono camminare separatamente e in questo legame la tecnologia gioca ovviamente un ruolo decisivo. Quando si parla di smart working, infatti, non si deve porre l’attenzione esclusivamente sul cosiddetto telelavoro che dà la possibilità di svolgere una attività attraverso le nuove tecnologie.

Parole come smart working e Gdpr, ad esempio, devono necessariamente essere associate in un unico discorso nel quale la privacy assume un ruolo determinante e fondamentale.

In questo caso, privacy e smart working devono agire insieme per tutelare non solo i lavoratori, ma anche le stesse aziende che rinunciando, di fatto, a un controllo costante del lavoro, possono essere soggette ad attacchi da parte di terzi. Ecco perché è importante che tra le aziende e questa categoria di lavoratori vi sia un rapporto di cooperazione che miri sempre a tutelare i dati trattati.

Tra le regole da seguire, deve esserci quindi una corretta policy aziendale, con un datore di lavoro in grado di assicurare l’esecuzione delle prestazioni lavorative nel rispetto delle misure di sicurezza: gestione delle password, conservazione di file e documenti, protezione dei dispositivi portatili, ecc.

Ogni datore di lavoro deve inoltre fornire informazioni sulle eventuali attività di monitoraggio (basate sui principi di necessità, pertinenza e non eccedenza) e la conservazione dei dati, indicando le conseguenze disciplinari in caso di violazione delle regole di comportamento.

Nel rapporto smart working-privacy, va fatta una valutazione preventiva di impatto sulla protezione dei dati allo scopo di adottare misure di sicurezza idonee; in caso di data breach, deve essere istituita una procedura di cui tutti i lavoratori devono essere a conoscenza.

Infine, è necessario predisporre una informativa privacy che fornisca ai lavoratori tutti i dettagli in merito al trattamento dei suoi dati personali raccolti tramite software o altri strumenti, sui quali può esserci un controllo da parte del datore di lavoro.