Automazione dei processi aziendali: gestire i contratti di vendita con Arxivar
L’automazione aziendale è quell’insieme di strumenti e processi che, sfruttando la tecnologia e l’AI, consentono di migliorare le performance aziendali intervenendo positivamente sulla gestione di persone, processi o macchinari. Tale attività permette infatti all’azienda che ne se serve di diminuire al massimo l’errore (spesso imputabile all’uomo), annullare gli sprechi di tempo come di denaro e liberare vere e proprie linee di credito dell’impresa, per un valore che sia veramente intrinseco alla produzione.
Tuttavia, come abbiamo accennato, l’automazione dei processi aziendali non potrebbe esistere se non fossero messi in campo (e sempre più usati dalle aziende) tool all’avanguardia che sfruttano la rete e l’intelligenza artificiale in generale per perfezionare il funzionamento di intere linee, svolgendo in autonomia (e con un margine di errore pari allo zero) quello che fino a poco tempo fa era in capo a più persone. Tra tali strumenti spicca il caso di Arxivar, piattaforma web con workflow engine per la gestione delle informazioni che, grazie alle sue molteplici integrazioni, consente di gestire una grande quantità di attività e reparti in azienda, tenendo traccia di ogni passaggio dei vari workflow di lavoro e mettendo a sistema una grandissima mole di documenti, evitando il rischio non solo di perdita del materiale cartaceo ma anche di perdita di memoria circa le informazioni ivi contenute.
In questo articolo vediamo come quello che è a tutti gli effetti uno strumento per la gestione documentale può venire utile nel caso dei contratti di vendita: dal momento della sottoscrizione da parte di un nuovo cliente fino al suo rinnovo, passando per l’evasione degli ordini e il customer care, ecco perché scegliere Arxivar per questo tipo di attività.
Che cos’è la gestione documentale
Ma prima di vedere nello specifico quali sono le possibilità messe in campo da Arxivar per la gestione dei contratti di vendita, è necessario fare un passo indietro e chiedersi che cosa sia e quali funzioni svolga un gestionale documentale. Ebbene, un sistema di Gestione Documentale è una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza. Un aiuto non banale: per ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali, infatti, i Document Management System (DMS) tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate) gestendo procedure e flussi documentali (workflow).
Per questo, le caratteristiche di una piattaforma per la gestione documentale efficiente sono l’integrazione ai sistemi utilizzati in azienda per una totale centralizzazione gestionale, l’accesso smart alle informazioni da qualsiasi luogo e device utilizzato, la sicurezza e l’affidabbilità per garantire i giusti livelli di criptazione dei dati archiviati, la condivisione grazie all’impostazione dei corretti livelli di accesso e la conservazione digitale, step finale per una vera gestione paperless del documento.
Arxivar per la gestione dei contratti di vendita
Arxivar è in grado di riversare tutte queste best practice nella gestione funzionale e corretta dei contratti di vendita. Tipicamente, una volta avvenuto il contatto tra lead e azienda, il risultato del form viene archiviato e innesca il processo. Un task notifica la presenza di un nuovo contratto all’utente designato, il quale puo? convalidare o modificare le informazioni. Eseguite tali attivita?, la procedura avanza allo step successivo, il quale genera un nuovo task, notificato all’utente designato ai rapporti con il cliente, che deve redigere e far firmare il contratto (anche tramite tavoletta WACOM) e successivamente lo può tenere sotto controllo attraverso degli alert inviati per mail.
A questo si aggiunge la conservazione a norma: Per una gestione full digital dei documenti, la conservazione elettronica è uno step imprescindibile e la conservazione digitale a norma assicura valore legale dei documenti informatizzati.