Arxivar e l’importanza dei workflow dei progetti per l’automazione dei processi
Saper gestire correttamente i processi aziendali significa essere in grado di mappare e standardizzare qualsiasi tipo di workflow lavorativo per ragguingere molteplici scopi concatenati: diminuire i tempi, ridurre il margine di errore, abbassare i costi, raggiungere i KPI e, dunque, aumentare il business di una qualsiasi azienda. In questo tanto difficile quanto vitale compito, un aiuto di grande rilevanza può venire dall’automazione dei processi che consente, attraverso la creazione di modelli, di gestire ogni passaggio del flusso lavorativo servendosi della rete e, dunque, dell’intelligenza artificiale.
Solo grazie ad apposite piattaforme di gestione del workflow, infatti, è possibile efficientare la gestione lavorativa a tutti i livelli: dalla presa in carico di una lavorazione fino al customer care, l’automazione dei processi consente di monitorare e ottimizzare questi ultimi in maniera semplice e costantemente aggiornata, per un’attività che sia rapida e in grado di restituire dati in tempo reale (per prevedere eventuali migliorie o cambiamenti, anche in corso d’opera).
Tra queste piattaforme, Arxivar rappresenta la scelta migliore per gestire i processi tramite workflow: trattandosi di una piattaforma web con workflow engine per la gestione delle informazioni, Arxivar è infatti in grado di ottimizzare i flussi di lavoro con workflow automatizzati. Ma come funzionano questi ultimi? E perché un’azienda se ne dovrebbe servire? Vediamo tutto insieme in questo articolo.
I workflow per l’automazione dei processi con Arxivar
Per portare a termine l’automazione dei processi attraverso lo strumento dei workflow su Arxivar è necessario partire da uno step preliminare: quello, cioè, di mapping dei flussi di lavoro. Ogni organizzazione, infatti, si basa su diversi processi: alcuni coinvolgono solo risorse interne, altri anche esterne, e richiedono di reperire informazioni da diversi sistemi: diventa dunque necessario reperirle tutte e mapparle attraverso l’uso della piattaforma stessa.
Il secondo step è quello di disegnare i workflow: un workflow, infatti, è la versione digitale standardizzata di un processo, ossia una sequenza ordinata di step automatizzati e task da assegnare agli utenti. Disegnarlo non è difficile, soprattutto se si utilizza l’apposito tool Arxivar Workflow Designer per avere una visione chiara di tutti i passaggi. Naturalmente, il disegno del workflow non servirebbe a nulla se non ci fosse, poi, una piattaforma che consentisse l’avvio e il corretto funzionamento del workflow stesso: per tale motivo è stato pensato Workflow Engine, che è proprio è la componente che fa partire i processi, assegna le attività agli utenti e le fa avanzare secondo la procedura. Svolge anche attività automatiche, applicando le regole disegnate da chi ha progettato il workflow. E’ scalabile by design, multipiattaforma e concorrente. Inoltre espone tutte le funzionalità mediante API, quindi è facilmente integrabile con sistemi esterni.
Ultima (ma non per questo meno importante) attività è quella di monitoraggio: con essa è infatti possibile ottimizzare i processi aziendali e, con Workflow Dashboard, è ancora più semplice. Tramite dashboard, infatti, è possibile prendere visione in tempo reale dell’andamento dei singoli workflow, siano essi in corso o conclusi. Essa, poi, permette di trovare con pochi clic i processi da analizzare grazie ai filtri personalizzabili che permettono di accedere alle informazioni dell’istanza di Workflow.