Case History: Trentingrana CONCAST
Trentingrana Consorzio dei Caseifici Sociali Trentini s.c.a. è un Consorzio di 2º grado che riunisce tutti i 17 caseifici cooperativi della Provincia Autonoma di Trento.
Principali attività:
- Raccolta, lavorazione, stagionatura e commercializzazione dei prodotti lattiero caseari conferiti dai soci (latte, formaggio, panna e siero);
- Funzioni di coordinamento, assistenza, regolamentazione, controllo e sviluppo dell’attività sia delle aziende zootecniche, che delle cooperative lattiero-casearie associate;
- Analisi su mangimi, latte e derivati tramite proprio laboratorio accreditato.
Abbiamo analizzato L'ESIGENZA del cliente
Settore amministrativo contabile: disporre in formato digitale di tutti i documenti attraverso un’acquisizione rapida che limiti il carico di lavoro del personale, rendendo possibile il collegamento logico tra tutti i documenti del ciclo attivo e tutti i documenti del ciclo passivo, per una rapida ricerca organizzata degli stessi
Magazzino e area commerciale: necessità di tracciare documentalmente le consegne ai clienti, partendo dall’ordine (fax, mail, telefono), all’emissione del ddt e della fattura e di tutti gli altri documenti inerenti il rapporto con il cliente (contratto, note di accredito, ecc.)
Servizi laboratorio: riorganizzare l’archiviazione dei rapporti di prova emessi dal laboratorio di analisi, in maniera tale da poter creare singoli fascicoli per cliente, per una rapida ricerca degli stessi
Rendere disponibile ai vari soggetti della filiera tramite portale, tutti i documenti che li riguardano
Abbiamo elaborato LA SOLUZIONE
Gestione Ciclo attivo e passivo
Profilazione di tutti i documenti del ciclo passivo (ddt e fatture) recuperando i metadati dalle registrazioni di prima nota del database del gestionale aziendale e del ciclo attivo (ddt e fatture) all’atto dell’emissione dei documenti.
La possibilità di legare il profilo documentale al documento scannerizzato tramite un’etichetta barcode, ha permesso un’acquisizione rapida attraverso le multifunzioni disponibili in azienda.
Sono stati così acquisiti tutti i documenti cartacei relativi al processo produttivo di burro e siero in polvere e del reparto sottovuoto per quanto riguarda i formaggi.
La possibilità di interfacciare in maniera agevole la soluzione Arxivar con i principali gestionali in uso al Consorzio, ha permesso una veloce implementazione della stessa ed il suo utilizzo in tempi rapidi.
Gestione ordini e consegne
Ricezione ordine (Fax, mail, telefono)
- Fax: cartella monitorata da Arxivar per l’archiviazione automatica dell’ordine;
- Mail: plugin di Outlook di Arxivar per l’archviazione automatica delle mail con eventuali allegati;
- Telefono: inserimento dell’ordine nel gestionale che genera in automatico il documento in Arxivar.
Stampa schede ordine con barcode per la preparazione ordini nei reparti coinvolti
E’ previsto in un futuro sviluppo di informatizzare le sale di confezionamento e preparazione ordini con pc per la ricezione automatica degli ordini tramite Arxivar e l’evasione degli stessi.
Emissione del ddt di consegna della merce con archiviazione automatica in Arxivar
E’ possibile successivamente archiviare il ddt firmato dal destinatario che va a revisionare il ddt emesso in origine così come altra documentazione generata successivamente al ddt (viene mantenuta tutta la storia della consegna)
Scansione delle schede ordine per l’archiviazione automatica in Arxivar
Le schede ordine contengono altre informazioni necessarie alla preparazione dell’ordine quali: lotto, peso, quantità ed eventuali modifiche all’ordine, note ecc.
Emissione della fattura che viene archiviata in automatico in Arxivar
Tutti i documenti generati ed archiviati costituiscono un fascicolo per cliente che può essere facilmente ricercato, visualizzato o spedito (come anche i singoli documenti). I fascicoli possono essere integrati con altra documentazione relativa al rapporto commerciale con il cliente (contratti, listini, schede tecniche ecc.)
Tutte le regole di archiviazione dei documenti e di generazione dei fascicoli sono ampiamente customizzabili a seconda del flusso dei documenti e dell’operatività dei singoli reparti per minimizzare l’impatto della soluzione documentale adottata.
Accesso on line ai documenti
Tutte la documentazione relativa al rapporto consortile con gli associati (ddt, fatture, riepiloghi mensili ed annuali, documenti vari) unitamente ai rapporti di prova emessi dal laboratorio di Trentingrana Concast s.c.a. sarà resa disponibile dalla piattaforma Arxivar a tutti i soggetti interessati attraverso il portale del Consorzio o attraverso moduli aggiuntivi di Arxivar quale ad esempio Arxivar Web Mobile.
Riassumendo i BENEFICI
- Centralizzazione informazioni con eliminazione di continui invii di mail di collaborazione
- Eliminato il rischio di perdita dei documenti
- Monitoraggio stato dei documenti
- Ricerca rapida informazioni, grazie all’organizzazione documentale
- Salvaguardia del patrimonio informativo aziendale
La parola al CLIENTE
ARXivar si è rivelato lo strumento perfetto per…
…avere la possibilità di implementare la gestione documentale a tutti i livelli aziendali. Aggregare e semplificare con unico strumento la ricerca e correlazione dei documenti, governare i processi con regole condivise, lavorare su una piattaforma comune eliminando dispersione.
…essere pronti per la conservazione elettronica sostitutiva a norma di legge.
Enrico Fronza
Responsabile sistemi informativi e Comunicazione Trentingrana Consorzio dei Caseifici Sociali Trentini s.c.a.